Większość wirtualnych biur działa bez fizycznego adresu, a wszystkie wewnętrzne i zewnętrzne procesy biznesowe oraz komunikacja odbywają się za pośrednictwem Internetu. Typowy model biura wirtualnego wymaga, aby wszyscy pracownicy pracowali zdalnie i wykonywali większość zadań biurowych, korzystając z firmowego intranetu internetowego, aplikacji i narzędzi do współpracy.
Czym jest wirtualna przestrzeń biurowa?
Termin wirtualne biuro (Warszawa-Centrum) lub wirtualna przestrzeń do pracy staje się w dzisiejszych czasach coraz bardziej powszechny. Oba terminy zasadniczo oznaczają to samo: oprogramowanie technologiczne, które umożliwia zdalnym, hybrydowym lub rozproszonym zespołom wspieranie współpracy, łączności i kultury firmy za pośrednictwem platformy wirtualnej. Wirtualne biura wypełniają lukę między pracą zdalną a inkluzywnością wynikającą z przebywania w fizycznym biurze.
Pewnie zastanawiasz się, czym różni się wirtualne biuro od narzędzia do wideokonferencji, takiego jak Zoom, Skype czy Google Meet. Wspólną cechą tych trzech programów do wideokonferencji jest to, że wszystkie zapewniają podstawową i niezbędną funkcję komunikacji online w pracy, czyli możliwość rozmowy ze współpracownikiem za pośrednictwem wideo. Chociaż zapewniają one podstawowe narzędzie, pracownicy potrzebują więcej, aby zachować zaangażowanie i nie odczuwać „zmęczenia zoomem”.
Czym wirtualne biuro różni się od zwyczajnego?
Aby w prosty sposób zrozumieć wirtualne biuro, wyobraź sobie, że jesteś w fizycznym biurze, w którym możesz podejść do współpracownika, jeśli masz pytanie, wpaść na kolegów z zespołu w drodze na spotkanie, zrobić sobie przerwę we wspólnym obszarze, zapukać do drzwi, gdy wchodzisz do czyjegoś biura, przeprowadzaj burze mózgów na tablicy, a nawet udekoruj swoje biurko. Teraz wyobraź sobie tę całą strukturę biurową na swoim pulpicie. Jeśli nadal nie możesz tego sobie wyobrazić, poniżej znajduje się zdjęcie referencyjne.
Zasadniczo wirtualna przestrzeń robocza to oprogramowanie, które pozwala Twoim pracownikom angażować się w sposób przypominający fizyczne biuro, a nie wrażenie, że ich życiem rządzi wirtualne spotkanie po wirtualnym spotkaniu. Współpraca, budowanie zespołu i ogólne kontakty towarzyskie zdarzają się nieoczekiwanie, a nie podczas sztywnych i formalnych spotkań. Zdalna, hybrydowa lub rozproszona firma może wiele zyskać, korzystając z wirtualnego obszaru roboczego.
